• Virginie de Compagnum

Le management à distance - #synthèse


Lors de notre atelier 6 avril, vous avez partagé avec nous vos questions du moment. Voici nos réponses !


Bonne lecture :)

Comment gérer les émotions, notamment négatives ? 

Ecouter vos collaborateurs avant tout. Leurs besoins et leur état d’esprit peuvent changer du jour au lendemain : environnement personnel, inquiétude face à la crise…

Sondez fréquemment leur état d’esprit, chaque jour ou avant chaque réunion : 

●La météo du jour : vert / jaune / orange / rouge, un objet personnel ou un dessin qui représente l’état d’esprit du matin

●La prise de température, au début ou en cours en cours de réunion : note de 1 à 10 ou besoin de pauses

Prenez le temps pour ces rituels. Ils sont essentiels ! Par exemple : au moins 5 minutes au début des réunions d’1h, 15 minutes au début des réunions de 2h. 

Encouragez les échanges informels.

  • Appels en 1 to 1, à une personne de l’équipe ou d’une autre équipe qui leur fait plaisir

  • Boucles d’équipe sur lesquelles le manager n’est pas présent, dédiées à la légèreté et à l’échange

  • Cafés virtuels : 30 minutes chaque matin, à l’initiative du manager ou d’un membre de l’équipe

  • Temps d’échanges tous les 10/15 jours : 30 minutes par conférence call ou video conférence sans agenda précis

Apportez de la légèreté et de la bonne humeur. 

  • Le café du matin pour se motiver (cf ci-dessus)

  • Une communication fréquente sur des réussites ou des fiertés, en particulier valorisant des témoignages de collaborateurs sur le terrain

  • Des messages de réconfort de la Direction ; certains vivent la crise loin de leurs proches

Enfin, n’hésitez pas à faire intervenir les enfants et l’environnement personnel pendant vos réunions. Le confinement n’est pas une contrainte, c’est un paramètre à prendre pleinement en compte ! Accepter vos collaborateurs dans leur environnement personnel renforce le sentiment d’appartenance à un collectif et maintien une cohésion positive.  

Observez vos collaborateurs pour repérer si l’un d’entre eux « décroche » ou se met en retrait. La distance peut facilement mettre de côté un collaborateur en difficulté ; cela se voit vite « en creux » : absence de réaction sur les outils communautaires, un projet qui n’avance pas… Soyez à l’écoute et pro-actif. 

Appuyez-vous sur le collectif. Il est facile de passer toute sa journée au téléphone pour s’assurer que les membres de votre équipe vont bien… Gagnez du temps grâce au collaboratif ! Mettez en place les espaces (chats, groupes de travail virtuels…) dans lesquels vos collaborateurs échangent spontanément et se répondent les uns les autres. Interdisez-vous de réagir tout de suite face à une question ; laissez le temps à d’autres de répondre à votre place. Vous répondrez en fin de journée ou le lendemain. 

Comment maintenir le lien et la proximité entre un manager et son équipe en l’absence de présence physique (en particulier, lorsque le manager a l’habitude d’être chaque jour aux cotés de l’équipe) ?

Comment maintenir la fluidité et la spontanéité des échanges ? 

Communiquez et fluidifiez l’accès à l’information. 

La particularité de cette période de confinement est la difficulté à maintenir un même niveau d’information pour l’ensemble de vos collaborateurs. Or, la fluidité de la communication est essentielle pour sentir que le management est « présent » aux côtés de ses équipes ; il suffit qu’un collaborateur ne soit pas informé ou écouté pour qu’il ressente l’absence du management. Pour cela : 

  • Variez les canaux de communication, avec un usage spécifique pour chacun. Par exemple : Teams / WhatsApp pour les échanges informels en interne, email pour l’externe ou les communications officielles, conference call pour les réunions d’information, vidéo call pour les réunions de travail en collectif… 

  • Renforcez la communication interne : newsletter des RH, message quotidien des actualités de l’entreprise, boucles communautaires sur lesquelles vous intervenez en début de semaine ou uniquement s’il manque une information importante / sympathique

  • Pour les Comités de Direction : organisez un point tous les 10 à 15 jours avec les n-1 / n-2 : 30 à 45 minutes en conference call sans agenda précis ni obligation.  

Réaffirmez et affirmez vos rituels, sans pour autant ajouter trop de rituels à ceux déjà existants. 

  • Si votre équipe avait l’habitude de se parler à la machine à café le matin, proposez le café virtuel(cf ci-dessus) Vous pouvez adopter le dispositif pour qu’il ne soit pas perçu comme une obligation. Si votre équipe compte des personnes juniors, soyez pro-actif. 

  • Adaptez les réunions projet : plus fréquentes, plus courtes ou positionnées à d’autres horaires. Par exemple, les réunions d’équipe peuvent être réduites à 30 minutes, déplacées le matin / l’après-midi en fonction des contraintes personnelles de vos collaborateurs… 

  • Créez de nouvelles réunions hebdomadairesou bi-hebdomadaires ad-hoc pour garder le lien 

Favoriser les nouvelles rencontres. Il est parfois plus facile de se rencontrer à distance qu’en présentiel : les codes sociaux sont différents. Pour cela :

  • Appuyez-vous sur des outils collaboratifs, chats ou calls individuels.

  • Encouragez la création de « cercles » : thématiques, projets… qui pourront se matérialiser physiquement après le confinement (ou pas, en fonction de l’envie des membres)

Fatigue visuelle et physique : Comment se ressourcer ?

Il est certain que rester derrière son ordinateur en visio-confernece toute la journée est épuisant… 

  • Faites des pauses ! Au moins 1 pause de 10 minutes toutes les 1h/1h30. Si vous organisez une réunion de plus d’1h, préservez ce temps de pause. Créez des plages de pause dans votre agenda.

  • Mettez-vous en mouvementet encouragez vos équipes à faire de même : bougez pendant les réunions, organisez des temps d’inclusion « physiques »

  • « Prototypez » : demandez aux participants d’une réunion d’aller chercher un objet concret qui matérialise leur idée. Cela peut vite être coquace J 

Comment ne pas transformer l’autonomie en solitude ? 

Accompagnez vos équipes par une plus grande formalisation. 

  • Envoyez des « templates » pour les livrables stratégiques (par exemple les scenarios de crise demandés par le management, mais aussi tous les documents projet) 

  • Formatez une grille de KPI et des tableaux de bord simples pour la remontée des informations essentielles

  • Clarifiez vos « briefs » et vos consignes 

Cela demande une plus grande préparation, mais cela vous fera gagner un temps précieux. 

Formez vos équipes aux nouveaux outils– les problème techniques génèrent vite de la crispation et de la frustration, alors que la courbe d’apprentissage est très rapide. 

Responsabilisez vos collaborateurs.  

  • Découvrez et révélez les nouvelles expertises de chacun ; c’est le moment de faire émerger une culture d’intrapreneurs 

  • Donnez à chacun un rôle spécifique et différent dans l’équipe ou au cours d’une réunion – chacun aura à cœur de faire avancer les projets avec son unicité

  • Veillez à être présent au bon moment, quitte à être moins présent 

Facilitez la prise de décision. 

La distance libère la parole et permet plus de spontanéité dans la prise de décision. Votre gouvernance évolue vers une gouvernance plus distribuée. 

  • Permettez à chaque collaborateur prendre des décisions non stratégiques

  • Proposez pro-activement des outils collaboratifs qui libèrent la parole (Slack) et interdisez-vous de réagir autant que possible sur des questions non stratégiques

Comment gérer l’augmentation de la charge de travail (accélération des demandes des clients, échanges individuels plus fréquents…) ?

Recentrez-vous sur les priorités. Facile à dire… mais contre toute apparence, vos collaborateurs peuvent avoir l’impression qu’ils travaillent plus intensément ou qu’ils n’avancent pas comme ils l’espéraient. Acceptez-le ! 

  • Encouragez-les à faire des pausesplus fréquemment, et acceptez les rythmes particuliers à chacun : certains ont besoin de travailler pour s’occuper, d’autres besoin de réunions de 30 minutes max / le matin pour s’occuper de leurs enfants… 

  • Donnez de la visibilité sur qui fait quoi / qui est joignable / quandpour leur permettre d’optimiser leur temps de travail

  • Adaptez les deadlines des projets: paradoxalement, l’environnement de travail actuel est moins propice pour avancer sur des sujets de fond (faible accès à l’information, distractions…)  

  • Donnez l’exempleen adaptant votre propre charge de travail : les points individuels prennent plus de temps, prenez soin de vous autant que de votre équipe.  

Comment assurer la performance des projets et la productivité de l’équipe ? 

  • Refocalisez vos ressources sur les projets prioritaires et expliquez pourquoi vous le faites. 

  • Aidez chaque collaborateur à focaliser son temps sur ses priorités, en particulier à gérer l’attente si ses projets habituels sont arrêtés

  • Tirez profit du distanciel pour aller plus vite sur certains sujets ! Par exemple, il est désormais plus simple de réunir vos interlocuteurs, surtout s’ils ne sont pas physiquement dans les mêmes locaux. Profitez-en !

  • Redonnez du sens (cf ci-dessous) 

Comment remettre du sens, sortir du court terme et penser à l’après – à tous les niveaux de l’entreprise ? 

  • Revenez à la raison d’être de l’entreprise. Il est facile d’oublier ce pour quoi on est là : communiquez sans cesse la raison des actions de votre entreprise et sa mission. 

  • Si vous demandez à votre équipe de faire des scenarios de crise, communiquez la raison pour laquelle vous le faites. 

  • Si vous venez d’annoncer des mesures importantes telles que du chômage partiel, soignez l’écoute de chaque collaborateur. Vous ne pouvez pas savoir l’impact émotionnel que cela peut avoir sur lui.

Prenez du recul, expérimentez

N’attendez pas la fin de la crise pour penser à la suite ! 

  • Organisez sur les 2 prochaines semaines un atelier d’équipe pour revenir sur le début du confinement / les projets en cours et trouver ensemble des leviers d’amélioration (cf atelier Booster)

  • Mobilisez votre équipe et comité de direction pour reconstruire la feuille de route à 12 mois (cf atelier Préparer la reprise)

  • Désignez 1 personne dans l’équipe pour faire un rapport d’étonnement et proposer les bonnes pratiques à conserver après le confinement. Prévoyez d’expérimenter une nouvelle pratique avant de la généraliser

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