• Virginie de Compagnum

Animer une réunion à distance #synthèse

Mis à jour : avr. 9


Préparation, timing, déroulé... tout est différent ! Voici nos bonnes pratiques pour une réunion réussie.


Préparez-vous. Un atelier à distance demande un temps de préparation plus important qu’un atelier présentiel 

  1. Clarté des consignes : des phrase courtes et simples, si possible qui s’affichent à l’écran

  2. Formalisation des Livrables (par exemple : templates de saisie sur Google slide)

  3. Tests techniques : faites une répétition générale avant chaque atelier ! 

Ayez le sens du timing

  1. Prévoyez au moins 5 minutes au démarrage pour les aléas de connexion, permettez aux participants de se connecter 10 minutes avant. Les problèmes techniques génèrent de la frustration - n’ajoutez pas de pression à la pression ! Vous commencerez en moyenne 10 minutes après l’horaire prévu

  2. Faites des pauses - au moins 10 minutes toutes les 1h / 1h30. Vous pouvez sonder les participants au bout d’1h pour leur demander s’ils veulent une pause

  3. Réduisez le temps des réunions d’information (15/30 minutes) et réservez les ateliers de 1h30/2h à des sessions de travail

Soignez le début et la fin des réunions 

  1. En temps de crise, le temps d’accueil est essentiel pour engager les participants et les garder mobilisés : 5 minutes sur une réunion d’1h, 15 minutes sur une réunion de 2h

  2. Le temps de fin doit durer au moins 5 minutes : prochaines étapes accompagnées d’un au-revoir sympathique voire d’un baromètre de fin (sur une échelle de 1 à 10, comment vous sentez-vous à l’issue de cette réunion ?) 

Adaptez votre déroulé pour garder l’attention

  1. Mettez les participants en mouvement, utilisez le “protoypage” (par exemple : demandez à votre équipe de dessiner ou matérialiser leurs idées grâce a des objets concrets du quotidien)

  2. Responsabilisez les en leur donnant des rôles ou des consignes différents

  3. Faites des sous-groupes de 4 a 5 personnes maximum pour que tous aient l’occasion de parler

Animez en binôme pour déléguer les aspects techniques : gérer les problèmes de connexion, de son… 

Et pour finir, quelques recommandations sur l’usage de chaque outil : utilisez si possible 1 outil pour se voir / se parler, 1 outil pour produire, 1 outil pour converser. 

1 outil pour se voir 

Ma préférence sur l’outil : Zoom. Permet de voir tous les participants, de créer des sous-groupes, à chaque collaborateur de l’utiliser dans la vie personnelle (apéros virtuels). Il n’oblige pas l’installation d’une application. Pour répondre aux questions sur la confidentialité : créer un ID pour la conférence, paramétrer une salle d’attente.

Vidéo ou non ?

  • La vidéo activée crée du lien et de rentrer dans l’intimité de vos collaborateurs. Elle vous permet aussi de voir le langage non verbal, et de demander s’il y a des questions en cours de réunion (pouce levé / baissé). Elle vous permet de mobiliser dans un climat positif et serein 

  • La vidéo désactivée libère la parole. Elle permet aussi de se « cacher », de faire autre chose (et c’est parfois très bien !). Elle évite les coupures sur le son / préserve la bande passante

  • Si vous avez des restrictions sur la vidéo, vous pouvez demander à chacun d’activer sa vidéo pour les moments d’inclusion ou pour prendre la parole.

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S'entendre et s'écouter

  • L’usage du micro : mettez tous les participants en « Muet » au début d’une réunion et demandez-leur de couper leur son quand ils ne parlent pas. En revanche, lorsqu’ils travaillent en sous-groupe de 4/5 personnes, ils peuvent laisser leur micro allumé pour plus de spontanéité 

  • Si nécessaire, distribuez la parole pour que chacun puisse parler

  • Limitez les silences, qui peuvent être interprétés et générer de la gêne

1 outil pour produire 

Ma préférence : Google slides / docs pour des questions de simplicité.

  • Créez des templates directement dans le document, quitte à le faire au fur et à mesure de la discussion 

  • Utilisez le même document sur plusieurs sessions : vous le verrez ainsi le voir s’enrichir et encourager les collaborateurs à parcourir les contributions des autres

  • Une fois de plus, spyez très clairs dans les consignes ! 

1 outil pour converser

Ma préférence : WhatsApp (sauf si vous avez un chat d’entreprise), largement utilisé dans la vie professionnelle comme personnelle.

  • Créez des boucles pour échanger dans les temps hors connexion 

  • Au dela des ateliers : encouragez les boucles informelles (équipe, entre équipes, thématiques, avec les clients, le réseau…) et choisissez celles dont vous faites parties

  • Utilisez les boucles pour diffuser des informations - les informations non stratégiques et les réponses aux questions peuvent être amenées par les collaborateurs (c’est le principe des communautés apprenantes). Attendez au moins la fin de la journée voire le lendemain avant de répondre aux questions.  

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